مقدمه

امروز قصد دارم به بررسی یک ابزار بسیار کارآمد در دنیای کسب‌وکار بپردازم، چیزی که می‌تواند همه جنبه‌های کسب‌وکار شما را بهبود بخشد. بله درست حدس زدید، برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP. این سیستم به شما کمک می‌کند تا همه‌چیز را از مدیریت منابع انسانی تا امور مالی، به صورت یکپارچه مدیریت کنید.

تعریف زنجیره تامین یا Supply Chain

پیش از اینکه برم سراغ مبحث اصلی، خوبه که اشاره کوتاهی داشته باشم به زنجیره تامین. در بازرگانی، زنجیره تأمین (به انگلیسی Supply Chain) سیستمی متشکل از سازمان‌ها، افراد، فعالیت‌ها، اطلاعات و منابعی است که در عرضه یک محصول یا خدمت به مصرف‌کننده دخیل هستند.

سیستم‌های پشتیبانی متداول در زنجیره تامین

برخی از اصلی‌ها ERP - MIS - BPMS - CRM

تعریف ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا Enterprise Resource Planning به اختصار ERP یک (نرم‌افزار) سیستم اطلاعاتی مدیریتی ‌یکپارچه است که برای برنامه‌ریزی، مدیریت و هماهنگی کلیه منابع، اطلاعات و فرآیندهای سازمان‌ها طراحی شده است.
این سیستم شامل ماژول‌های مختلفی مانند مالی، منابع انسانی، فروش، خرید، تولید، مدیریت زنجیره تأمین و سایر عملیات و فعالیت‌های سازمانی است.
در اصطلاح سیستم‌هایی هستند که برای هماهنگ کردن بخش‌های مختلف یک زنجیره تامین به صورت یکپارچه کارایی دارند.

مسیر دگرگونی ERP

- سیستم‌های کنترل موجودی و متدهای نقطه سفارش (OPM) ۱۹۶۰-۱۹۷۰

- سیستم‌های برنامه‌ریزی احتیاجات مواد (MRP) ۱۹۷۰-۱۹۸۰

- برنامه‌ریزی منابع تولیدی (|| MRP) ۱۹۸۰-۱۹۹۰

- برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) ۱۹۹۰-۲۰۰۰ [دهه سیستم‌های ERP]

- سیستم‌های ERP مبتنی بر فضای ابری (Cloud ERP) ۲۰۰۰ تا به اکنون [دوره دگرگونی ERP]

_{* در این دهه با ظهور فناوری‌های نوین، مانند: Cloud Processing و Cloud Computing و Block Chain و IoT و Ai و همچنین پدید آمدن E. Commerce و CRM و... ERM هم دستخوش تغییرات و پیشرفت‌هایی شد.}

امروزه ERP ها با استفاده از فناوری‌های پیشرفته‌تر، کارایی بیشتری پیدا کرده‌اند:

پردازش اَبری Cloud Computing: با استفاده از ابر، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های زیرساختی خود را کاهش داده و دسترسی به داده‌ها و برنامه‌ها را از هر نقطه‌ای در جهان فراهم کنند. به عنوان مثال، شرکت Netflix از فناوری‌های ابری برای مدیریت عملیات گسترده خود استفاده می‌کند، که به آنها امکان می‌دهد تا به سرعت مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری لازم را فراهم کنند. این تکنولوژی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بدون نیاز به زیرساخت‌های فیزیکی گران‌قیمت، به منابع محاسباتی دسترسی داشته باشند.

اینترنت اشیا IoT: سنسورها و دستگاه‌های متصل به اینترنت می‌توانند داده‌های بلادرنگ را جمع‌آوری کرده و به سیستم ERP ارسال کنند تا تحلیل‌های فوری انجام شود. مثال دیگر، شرکت John Deere است که با استفاده از IoT، تجهیزات کشاورزی خود را به صورت بلادرنگ مانیتور می‌کند و به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها می‌پردازد. این تکنولوژی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا به داده‌های دقیق و لحظه‌ای دسترسی داشته باشند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.

هوش مصنوعی Artificial intelligence یا Ai و یادگیری ماشین Machine Learning: این فناوری‌ها به ERP ها کمک می‌کنند تا الگوها و بینش‌های جدیدی را از داده‌ها استخراج کرده و پیش‌بینی‌های دقیقی انجام دهند. مثلاً در مدیریت زنجیره تأمین، Amazon از AI برای پیش‌بینی تقاضا و بهینه‌سازی موجودی استفاده می‌کند که باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری می‌شود. AI می‌تواند به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و ارائه راه‌حل‌های بهینه برای مشکلات پیچیده کمک کند.

ساختار ERP

- یک مجموعه نرم‌افزاری با اجزای مستقل از هم
- امکان تبادل اطلاعاتی بین اجزای مختلف
- تسهیل جریان اطلاعات بین بخش‌های درونی سازمان
- امکان برنامه‌ریزی منابع در کلیه سطوح و وظایف سازمان
- پشتیبانی از فرآیندهای اصلی سازمان

_{* در زمان آشنایی با سیستم‌های ERP ‌، یک کلمه‌ای را از همه بیشتر شنیده و با آن مواجه ‌می‌شویم.}

آن هم عبارت ماژول یا Modules است: زیربرنامه مستقلی که در داخل برنامه اصلی به اجرا در می‌آید.

این سیستم شامل مجموعه‌ای از ماژول‌هایی است که هر کدام وظایف خاصی را پوشش داده و باهم در ارتباط هستند: مدیریت مواد، حسابداری و مالی، منابع انسانی، فروش و توزیع، برنامه‌ریزی تولید، کنترل بهای تمام شده، کنترل کیفیت و سایر ماژول‌ها...

_{* هر ماژول را می‌توان مستقل از سایر ماژول‌ها و به صورت انتخابی پیاده‌سازی نمود. [یکی از نکات خوب ERP]
** ماژول‌ها را می‌توان از تامین‌کنندگان مختلفی تهیه و در کنار یکدیگر پیاده‌سازی نمود. [یکی از مزیت‌های ERP]
*** ماژول‌ها دارای زیرماژول هم هستند.}

نمونه: ماژول زمینه مدیریت مواد و زیرماژول‌های آن در SAP: مواد اصلی، موجودی، خرید و ...

معرفی چند ماژول در ERP

ماژول مالی: این ماژول مسئول مدیریت تمامی جنبه‌های مالی و حسابداری سازمان است، از جمله حساب‌های دریافتی و پرداختی، بودجه‌بندی، مدیریت دارایی‌ها و گزارش‌دهی مالی. به کمک این ماژول، سازمان‌ها می‌توانند به صورت دقیق و همزمان وضعیت مالی خود را مشاهده و تحلیل کنند.

ماژول منابع انسانی: این ماژول به مدیریت منابع انسانی سازمان می‌پردازد. از جمله وظایف آن می‌توان به مدیریت فرآیندهای استخدام، پرداخت حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و آموزش کارکنان اشاره کرد. این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع انسانی خود را به طور بهینه مدیریت کنند و بهره‌وری را افزایش دهند.

ماژول مدیریت زنجیره تامین: این ماژول به مدیریت تمامی مراحل زنجیره تأمین، از تامین مواد اولیه تا تحویل محصولات نهایی به مشتریان، می‌پردازد. به کمک این ماژول، سازمان‌ها می‌توانند موجودی‌ها را به طور دقیق مدیریت کرده و فرآیندهای تولید و توزیع را بهینه‌سازی کنند.

ماژول تولید: این ماژول وظیفه مدیریت و کنترل فرآیندهای تولیدی را بر عهده دارد. از برنامه‌ریزی تولید و زمان‌بندی تا نظارت بر کیفیت و هزینه‌های تولید، همه و همه از طریق این ماژول مدیریت می‌شوند.

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): این ماژول به مدیریت تعاملات با مشتریان می‌پردازد و شامل وظایفی مانند مدیریت فروش، خدمات پس از فروش و بازاریابی است. با استفاده از این ماژول، سازمان‌ها می‌توانند تجربه مشتریان را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.

ساختار ERP و مکانیزم عملکرد

عملکرد ERP:

- عملکرد ERP منطبق بر چهار منبع اساسی سازمان است. (مواد، ماشین‌آلات، پول، نیروی انسانی)

_{* به طور عمومی ERP فرآیند فروش را بر عهده نداشته و عملکرد آن پس از دریافت سفارش از مشتری آغاز می‌شود.
** عموما عملیات فروش بر عهده سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان CRM است. (بعضی شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP ماژول CRM را جز ماژول‌ها به حساب می‌آورند و برخی نه)}

ساختار ERP و اجزای اصلی ERP در یک نرم‌افزار ERP:

- سیستم عامل [بستر اجرایی نرم‌افزار] و [ویندوز و لینوکس و...]

- پایگاه داده [ذخیره‌سازی، نگهداری و مدیریت داده‌ها] و [Data Base]

- برنامه‌های کاربردی [همان ماژول‌های ERP] و [MM, PP,SD]

- رابط کاربری [محیط یا پنجره واسط بین کاربر و سیستم] و [SAP-GUI] و [SAP-Fiori]

- رابط پایگاه داده [سیستم‌های رابط بین جداول مختلف نرم‌افزار] [SQL, Oracle, Hana]

ساختار و معماری مدل ۳ لایه ERP

لایه داده: این لایه به عنوان ستون فقرات سیستم عمل می‌کند و شامل پایگاه‌های داده‌ای است که اطلاعات همه فرآیندها و عملیات را ذخیره می‌کند. به عنوان مثال، می‌توان از پایگاه داده‌های رابطه‌ای مانند SQL Server و Oracle نام برد. این لایه به ذخیره و بازیابی اطلاعات کمک می‌کند و نقش حیاتی در عملکرد کل سیستم دارد.

لایه برنامه: این لایه مغز سیستم است. شامل سرورهای برنامه و منطق تجاری است که تمامی عملیات‌ها را پردازش می‌کند. در اینجا، فناوری‌هایی مانند Enterprise Java Beans (EJB) و Microsoft .NET Framework به کار می‌روند. این لایه وظیفه پردازش درخواست‌های کاربران و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار را بر عهده دارد.

لایه ارائه: این لایه همان واسط کاربری است که کاربران نهایی با آن در ارتباط هستند. طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری (UI/UX) بسیار مهم است تا کاربران بتوانند به راحتی با سیستم کار کنند. یک واسط کاربری خوب باعث می‌شود کاربران با سیستم بهتر تعامل کنند و بهره‌وری بالاتری داشته باشند.

اهداف اصلی ERP

افزایش بهره‌وری: با یکپارچه‌سازی فرآیندها و اطلاعات، سیستم ERP به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را افزایش دهند و از منابع به طور بهینه‌تری استفاده کنند.

بهبود دقت اطلاعات: با استفاده از یک سیستم واحد و یکپارچه، سازمان‌ها می‌توانند داده‌های دقیق‌تر و همزمان‌تری به دست آورند که به تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک می‌کند.

کاهش هزینه‌ها: ERP با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش نیاز به سیستم‌های متعدد و جداگانه، می‌تواند هزینه‌های عملیاتی سازمان‌ها را کاهش دهد.

افزایش شفافیت: ERP با ارائه دیدگاه جامعی از تمامی بخش‌های سازمان، به مدیریت کمک می‌کند تا به طور دقیق‌تر وضعیت کسب‌وکار را مشاهده و تحلیل کنند.

انعطاف‌پذیری: سیستم‌های ERP به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانند با تغییرات و رشد سازمان سازگاری داشته باشند و نیازهای جدید را برآورده کنند.

یکپارچگی و چالش‌های پیاده‌سازی ERP

یکی از بزرگترین مزایای ERP، توانایی آن در یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف سازمان است، اما این یکپارچگی همراه با چالش‌هایی نیز می‌آید:

چالش‌های امنیتی: محافظت از داده‌ها و اطلاعات حساس سازمان یکی از مهمترین مسائل در پیاده‌سازی ERP است. باید به امنیت سایبری و سیاست‌های حفاظت از اطلاعات توجه ویژه‌ای داشت. به عنوان مثال، شرکت Sony پس از حملات سایبری بزرگ به امنیت سیستم‌های ERP خود توجه بیشتری نشان داده است. حفظ امنیت اطلاعات به خصوص در مقابل حملات سایبری بسیار حیاتی است.

مقیاس‌پذیری: توانایی تطبیق سیستم با رشد سازمان یکی دیگر از چالش‌هاست. ERP باید به گونه‌ای طراحی شود که با افزایش حجم داده‌ها و کاربران، همچنان کارایی خود را حفظ کند. شرکت PepsiCo یکی از مثال‌های موفق در این زمینه است که ERP خود را برای پشتیبانی از توسعه جهانی کسب‌وکارش مقیاس‌پذیر کرده است. مقیاس‌پذیری به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا با رشد خود، نیازهای جدید را برآورده کنند.

نگهداری: نگهداری مداوم و به‌روز‌رسانی سیستم نیز از مسائل حیاتی است. بدون مدیریت مناسب، سیستم ERP می‌تواند قدیمی شده و کارایی خود را از دست بدهد. برای مثال، شرکت Hershey با مشکلات زیادی در زمینه نگهداری سیستم ERP خود مواجه شد که باعث کاهش بهره‌وری و افزایش هزینه‌ها شد. نگهداری صحیح سیستم‌ها به بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک می‌کند.

_{* برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز ERP، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، آموزش کاربران، و حمایت مدیریت ارشد داریم. این استراتژی‌ها به کاهش ریسک‌های پیاده‌سازی و بهبود کارایی سیستم کمک می‌کنند.}

هشت دلیل برای لزوم استفاده از ERP در سازمان‌ها

۱- صرفه جویی در هزینه‌ها
۲- بهبود همکاری و تعامل سازمانی
۳- تجزیه و تحلیل بهتر
۴- بهبود بهره‌وری سیستم
۵- تاثیر ERP بر افزایش رضایت مشتری
۶- هماهنگی ساده و مدیریت ریسک
۷- بهبود نظارت بر موجودی
۸- بهبود برنامه‌ریزی تولید و مدیریت منابع

جمع‌بندی:

سیستم‌های ERP با یکپارچه‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری را افزایش دهند و هزینه‌ها را کاهش دهند. با این حال، پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز آن‌ها نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت صحیح است.

نتیجه‌گیری از نگاه یک کارشناس IT:

ERP یکی از ابزارهای کلیدی و حیاتی برای سازمان‌ها در دنیای امروزی است. به عنوان یک متخصص فناوری اطلاعات، اهمیت این سیستم را از جهات مختلف می‌توان درک کرد. اولاً، ERP نه تنها به یکپارچه‌سازی فرآیندها و اطلاعات کمک می‌کند، بلکه دقت و صحت داده‌ها را نیز افزایش می‌دهد، که این امر برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک بسیار ضروری است. ثانیاً، استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند Cloud Computing، اینترنت اشیا (IoT) و هوش مصنوعی (AI) در سیستم‌های ERP نشان‌دهنده آینده‌نگری این سیستم‌هاست و متخصصان IT باید همواره با این تحولات همگام باشند.

در نتیجه، ERP نه تنها ابزاری برای بهبود کارایی سازمان‌هاست، بلکه به عنوان یک ستون فقرات، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با تغییرات سریع محیط کسب‌وکار سازگاری بیشتری داشته باشند. متخصصان IT با پیاده‌سازی و مدیریت صحیح این سیستم‌ها، نقش حیاتی در موفقیت و رشد سازمان‌ها ایفا می‌کنند. با توجه به این‌که تکنولوژی‌ها به سرعت در حال پیشرفت هستند، آینده ERP بسیار روشن به نظر می‌رسد و متخصصان IT باید همواره در خط مقدم این تحولات باقی بمانند.

بنابراین، در دنیای پر از تغییرات و رقابت، ERP می‌تواند یک مزیت رقابتی بزرگ برای سازمان‌ها ایجاد کند و متخصصان IT باید با دانش و مهارت‌های خود، این مزیت را به بهترین شکل ممکن به کار گیرند.

از توجه شما سپاس‌گزارم - احمد رستمی